CRM heißt Customer Relationship Management – die geordnete Pflege der Kundenbeziehungen. In der Landwirtschaft klingt das zunächst fremd, betrifft aber fast jeden Betrieb: Lohnarbeit für Nachbarn, Verkauf von Getreide, Heu oder Fleisch, Direktvermarktung an Endkunden, Pächter und Verpächter, Händler, Tierärzte, Berater. Alle diese Beziehungen leben von Absprachen – und Absprachen, die nur im Kopf stehen, kosten irgendwann Geld.
hofmanager+ bringt ein CRM für Landwirte mit: Kundenakte, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gesprächsnotizen hängen an denselben Daten wie Flächen, Maschinen und Zeiten. Dieser Ratgeber zeigt, wofür das im Alltag gut ist.
01Die typischen Verluste ohne Kundenakte
- Lohnarbeit erledigt, aber nie abgerechnet – weil der Zettel im Schlepper blieb
- Preisabsprachen vergessen: Der Kunde erinnert sich an einen anderen Betrag
- Zwei Personen im Betrieb sagen demselben Kunden Unterschiedliches zu
- Nachfragen zu einer Lieferung lassen sich nicht belegen (Menge, Datum, Fahrzeug)
- Offene Posten fallen erst beim Jahresabschluss auf
- Wenn der Betriebsleiter im Urlaub ist, weiß niemand, was vereinbart war
02Was ein landwirtschaftliches CRM enthalten muss
| Bestandteil | Inhalt | Nutzen |
|---|---|---|
| Kundenakte | Adresse, Ansprechpartner, Betriebsdaten, Notizen | Jeder im Betrieb kennt den Stand |
| Vereinbarungen | Preise, Konditionen, Absprachen mit Datum | Keine Diskussion über den Betrag |
| Aufträge | Was, wo, wann, mit welcher Maschine, durch wen | Planbare Saisonarbeit statt Zurufe |
| Lieferscheine | Mengen, Flächen, Stunden, Unterschrift | Belegbare Leistung direkt nach der Arbeit |
| Rechnungen | Positionen aus Lieferscheinen und Zeiten | Schnelle Abrechnung, weniger Rückfragen |
| Historie | Alle Leistungen und Belege je Kunde | Grundlage für Preisgespräche im Folgejahr |
03Vom Auftrag zur Rechnung – ohne Zettel dazwischen
- Kunde ruft an: Auftrag mit Fläche, Leistung und Termin anlegen
- Auftrag dem Mitarbeiter zuweisen – er sieht ihn auf dem Handy
- Ausführung erfassen: Zeiten, Maschinenstunden, Mengen laufen automatisch mit
- Lieferschein erzeugen und beim Kunden bestätigen lassen
- Rechnung aus dem Lieferschein erstellen – Positionen sind bereits gefüllt
- Zahlungseingang vermerken, offene Posten im Blick behalten
Der entscheidende Punkt ist Schritt 3: Weil Zeiten und Maschinenstunden ohnehin für die eigene Kostenrechnung erfasst werden, entsteht die Abrechnungsgrundlage ohne Zusatzaufwand. Genau das unterscheidet ein CRM im Hofsystem von einem eigenständigen Kundenprogramm.
04Direktvermarktung: CRM mit anderem Schwerpunkt
In der Direktvermarktung geht es weniger um große Aufträge als um viele wiederkehrende Kunden. Hier zählt anderes: Wer kauft regelmäßig welche Menge, wer hat ein Abo, wer bestellt zur Schlachtung vor, wer muss über den nächsten Verkaufstermin informiert werden. Eine gepflegte Kundenakte mit Kaufhistorie ersetzt das Gedächtnis und lässt sich auf Mitarbeiter übertragen.
- Bestellvormerkungen zu Schlachtterminen statt Notizen am Kalender
- Mengen und Vorlieben je Kunde für die Planung der nächsten Charge
- Nachvollziehbare Belege für Rückfragen und Reklamationen
- Klare Trennung von Privatkunden und Wiederverkäufern
05Datenschutz: was bei Kundendaten gilt
Kundendaten sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Erheben Sie nur, was für die Geschäftsbeziehung nötig ist, und begründen Sie die Speicherung über die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Werbung an Endkunden braucht es eine eigene Rechtsgrundlage – eine Einwilligung ist der sichere Weg. Wichtig ist außerdem, dass nicht jeder Mitarbeiter alle Kundendaten sehen muss.
- Rollen und Rechte: Fahrer sehen den Auftrag, nicht die Konditionen
- Löschkonzept: Was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt wird
- Auskunftsfähigkeit: Auf Anfrage muss ein Kunde erfahren, was gespeichert ist
- Datenhaltung in der EU und protokollierte Änderungen
06So starten Sie in zwei Wochen
- Alle Kunden aus Telefonliste, Rechnungsordner und Kopf zusammentragen und anlegen
- Bei den zehn wichtigsten Kunden die vereinbarten Preise hinterlegen
- Ab sofort jede Lohnarbeit als Auftrag erfassen – auch Nachbarschaftshilfe
- Lieferschein direkt nach der Arbeit erstellen, Rechnung wöchentlich
- Nach der Saison die Historie durchgehen: Wer war rentabel, wo passt der Preis nicht?
Häufige Fragen
- Brauche ich ein CRM, wenn ich nur für zwei Nachbarn Lohnarbeit mache?
- Auch dann lohnt sich eine feste Erfassung von Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Gerade bei nachbarschaftlichen Verhältnissen verhindert die schriftliche Grundlage Missverständnisse.
- Ist das CRM in hofmanager+ vom Rest getrennt?
- Nein, es hängt am gleichen Datenstamm. Zeiten, Maschinenstunden und Mengen aus der laufenden Arbeit füllen Lieferscheine und Rechnungen automatisch.
- Sehen Mitarbeiter meine Kundenkonditionen?
- Nur wenn Sie es erlauben. Über Rollen und Rechte lässt sich festlegen, dass Mitarbeiter den Auftrag und die Fläche sehen, aber keine Preise oder Rechnungen.
- Kann ich bestehende Kundenlisten übernehmen?
- Ja, Kundendaten lassen sich aus Tabellen importieren, damit Sie nicht bei Null anfangen.
Kunden, Lohnarbeit und Abrechnung an einer Stelle
Wir zeigen in 20 Minuten, wie aus erfassten Zeiten und Mengen Lieferschein und Rechnung entstehen – ohne Zweiteingabe.