01Warum auch ein Hof Kundenpflege braucht
CRM klingt nach Vertrieb, betrifft aber fast jeden Betrieb: Lohnarbeit für Nachbarn, Verkauf von Getreide, Heu oder Fleisch, Direktvermarktung, Pächter und Verpächter, Händler und Berater. Alle diese Beziehungen leben von Absprachen – und Absprachen, die nur im Kopf stehen, kosten irgendwann Geld.
| Typischer Verlust | Ursache | Gegenmittel |
|---|---|---|
| Nicht abgerechnete Lohnarbeit | Der Zettel bleibt im Schlepper liegen | Auftrag und Lieferschein am Tag der Leistung erfassen |
| Streit über den Preis | Absprache steht nur im Kopf | Konditionen in der Kundenakte hinterlegen |
| Widersprüchliche Zusagen | Zwei Personen sagen Unterschiedliches zu | Notizen und Vereinbarungen zentral statt im Telefon |
| Offene Posten fallen spät auf | Kontrolle erst beim Jahresabschluss | Rechnungsstatus und Zahlungseingänge laufend prüfen |
02Was im CRM von hofmanager+ steckt
| Bestandteil | Was er leistet |
|---|---|
| Kundenakte | Adresse, Ansprechpartner, Betriebsdaten und Notizen – jeder im Betrieb kennt den Stand. |
| Vereinbarungen | Preise, Konditionen und Absprachen mit Datum hinterlegt – keine Diskussion über den Betrag. |
| Aufträge | Was, wo, wann, mit welcher Maschine und durch wen – planbare Saisonarbeit statt Zurufe. |
| Lieferscheine | Mengen, Flächen und Stunden direkt nach der Arbeit belegen, mit Bestätigung beim Kunden. |
| Rechnungen | Positionen entstehen aus Lieferschein, Zeiten und Maschinenstunden – ohne Abtippen. |
| Historie & offene Posten | Alle Leistungen und Belege je Kunde, Zahlungseingänge und Außenstände im Blick. |
03Vom Auftrag zur Rechnung – ohne Zettel dazwischen
- Kunde ruft an: Auftrag mit Fläche, Leistung und Termin anlegen.
- Auftrag dem Mitarbeiter zuweisen – er sieht ihn auf dem Handy.
- Ausführung erfassen: Zeiten, Maschinenstunden und Mengen laufen mit.
- Lieferschein erzeugen und beim Kunden bestätigen lassen.
- Rechnung aus dem Lieferschein erstellen – die Positionen sind gefüllt.
- Zahlungseingang vermerken und offene Posten im Blick behalten.
Entscheidend ist Schritt drei: Weil Zeiten und Maschinenstunden ohnehin für die eigene Kostenrechnung erfasst werden, entsteht die Abrechnungsgrundlage ohne Zusatzaufwand. Genau das unterscheidet ein CRM im Hofsystem von einem eigenständigen Kundenprogramm – mehr dazu auf der Seite zum ERP für Landwirte.
04Direktvermarktung: gleicher Aufbau, anderer Schwerpunkt
In der Direktvermarktung geht es weniger um große Aufträge als um viele wiederkehrende Kunden. Hier zählt anderes: Wer kauft regelmäßig welche Menge, wer bestellt zur Schlachtung vor, wer soll über den nächsten Verkaufstermin informiert werden. Eine gepflegte Kundenakte mit Kaufhistorie ersetzt das Gedächtnis und lässt sich auf Mitarbeiter übertragen.
05Kundendaten sicher und rechtssauber führen
Kundendaten sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Erhoben wird nur, was für die Geschäftsbeziehung nötig ist; Grundlage ist in der Regel die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Werbung an Endkunden braucht es eine eigene Rechtsgrundlage – eine Einwilligung ist der sichere Weg. Rechnungen und Lieferscheine unterliegen zusätzlich den steuerlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO.
- Rollen und Rechte: Fahrer sehen den Auftrag, nicht die Konditionen.
- Datenhaltung auf Servern in der EU, Änderungen protokolliert.
- Auskunftsfähigkeit: Auf Anfrage ist belegbar, was gespeichert ist.
- Exporte für Buchhaltung, Steuerberater und Prüfung.
06In zwei Wochen eingerichtet
- Alle Kunden aus Telefonliste und Rechnungsordner zusammentragen und anlegen.
- Bei den wichtigsten Kunden die vereinbarten Preise und Konditionen hinterlegen.
- Jede Lohnarbeit als Auftrag erfassen – auch Nachbarschaftshilfe.
- Lieferschein direkt nach der Arbeit erstellen, Rechnung wöchentlich stellen.
- Nach der Saison die Historie durchgehen: Wo passt der Preis, wo lohnt die Arbeit?
07Passend dazu
Kundenakte, Abrechnungsablauf, Direktvermarktung und Datenschutz im Detail.
AnsehenFläche, Technik, Team und Lager im gleichen System – die Betriebsseite.
AnsehenAufträge, Personalstunden und Maschineneinsätze bis zur Abrechnung.
AnsehenHäufige Fragen zum CRM
- Was bringt ein CRM einem landwirtschaftlichen Betrieb?
- Es hält alles fest, was zwischen Betrieb und Kunde vereinbart ist: Konditionen, Aufträge, gelieferte Mengen, gestellte Rechnungen. Das verhindert nicht abgerechnete Leistungen und macht Preisgespräche im Folgejahr sachlich.
- Brauche ich das, wenn ich nur für zwei Nachbarn Lohnarbeit mache?
- Auch dann lohnt sich eine feste Kette aus Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Gerade bei nachbarschaftlichen Verhältnissen verhindert die schriftliche Grundlage Missverständnisse.
- Ist das CRM vom Rest der App getrennt?
- Nein, es arbeitet auf demselben Datenstamm. Zeiten, Maschinenstunden und Mengen aus der laufenden Arbeit füllen Lieferscheine und Rechnungen automatisch.
- Sehen Mitarbeiter meine Kundenkonditionen?
- Nur wenn Sie es erlauben. Über Rollen und Rechte lässt sich festlegen, dass Mitarbeiter Auftrag und Fläche sehen, aber keine Preise, Rechnungen oder offenen Posten.
- Eignet sich das auch für Direktvermarktung?
- Ja. Dort zählen wiederkehrende Kunden: Kaufhistorie, Mengen, Vorlieben und Vormerkungen zu Schlachtterminen lassen sich je Kunde festhalten und auf Mitarbeiter übertragen.
- Wie ist der Datenschutz geregelt?
- Kundendaten sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Grundlage der Speicherung ist in der Regel die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Werbung braucht es eine eigene Rechtsgrundlage. Die Daten liegen auf Servern in der EU, Änderungen sind protokolliert und der Zugriff ist über Rollen begrenzt.
- Kann ich bestehende Kundenlisten übernehmen?
- Ja, Kundendaten lassen sich aus Tabellen importieren, damit Sie nicht bei Null anfangen.
Ihre Kunden, einmal sauber erfasst
In einer persönlichen Online-Vorführung legen wir Ihre Kunden und Konditionen an und zeigen den Weg vom Auftrag über den Lieferschein bis zur fertigen Rechnung.