E-Rechnung 2025 in der Landwirtschaft: Pflichten, Formate & Umsetzung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft – und sie betrifft auch Landwirte, Lohnunternehmer und Maschinenringe. Wer Rechnungen an andere Unternehmen stellt oder empfängt, muss ab 2025 elektronische Rechnungsformate empfangen können und ab 2027/2028 zwingend auch versenden. Diese Anleitung erklärt kompakt, was Pflicht ist, welche Formate zulässig sind und wie der Umstieg im Betrieb funktioniert.

01Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (Norm EN 16931). Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten gilt ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“ – auch wenn es elektronisch verschickt wird.

02Fristen im Überblick

1. 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmer – auch pauschalierende Landwirte – müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Eine E-Mail-Adresse dafür reicht aus.
2. Bis 31.12.2026: Papier- oder PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
3. 01.01.2027: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen zwingend E-Rechnungen versenden.
4. 01.01.2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von der Betriebsgröße.

03Welche Rechnungen sind betroffen?

• Verkauf von Getreide, Milch, Vieh, Kartoffeln, Zuckerrüben an Handel, Molkerei oder Genossenschaft (auch Gutschriften).
• Lohnarbeit für andere Betriebe: Mähdrusch, Häckseln, Gülle, Bodenbearbeitung, Transport.
• Vermietung von Maschinen, Silo- oder Lagerraum an Unternehmer.
• Photovoltaik-Einspeisung mit Umsatzsteueroption.
• Direktvermarktung: nur B2C-Umsätze (Endkunden, Hofladen) sind ausgenommen – B2B (Gastronomie, Handel) fallen unter die Pflicht.

04ZUGFeRD vs. XRechnung – was gehört rein?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und enthalten dieselben Pflichtfelder. Sie müssen strukturiert vorliegen (nicht nur als Text im PDF): Rechnungssteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Menge und Einheit, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-IdNr., IBAN.

05GoBD-konforme Archivierung

Die E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, wie sie eingegangen ist: als originales XML bzw. ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes „normales“ PDF genügt nicht. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre. Zusätzlich verlangt die GoBD Unveränderbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und einen dokumentierten Verfahrensablauf.

• Speichern Sie die Original-XML/PDF-Datei – nicht nur den Ausdruck oder Screenshot.
• Der Speicherort muss revisionssicher sein: Änderungen und Löschungen werden protokolliert.
• Sichern Sie den Import in die Buchführung nachvollziehbar (Datum, Nutzer, Rechnungsnummer).
• Halten Sie eine kurze Verfahrensdokumentation vor: Wer empfängt Rechnungen, wo werden sie abgelegt, wie werden sie verbucht?

06Umsetzung im Betrieb – ein Plan in 5 Schritten

1. Empfangsadresse festlegen: eine dedizierte E-Mail wie rechnung@ihrbetrieb.de, an die alle E-Rechnungen laufen.
2. Prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- oder Hofsoftware ZUGFeRD 2.x/XRechnung erzeugen und einlesen kann. Nur ein PDF-Anhang genügt ab 2027 nicht mehr.
3. Ausgangsrechnungen umstellen: Vorlagen mit Pflichtfeldern nach EN 16931 anlegen, Testrechnung an einen Abnehmer schicken, Rückmeldung einholen.
4. Archivierung einrichten: Ordnerstruktur, Backup, Zugriffsprotokoll. GoBD-Verfahrensdokumentation in einer Textdatei ablegen.
5. Mitarbeiter kurz einweisen: Wo landen eingehende E-Rechnungen, wer legt sie in die Buchhaltung, wer prüft sie sachlich?

07Häufige Fehler beim Umstieg

• Nur den PDF-Anhang speichern und die XML löschen – das gilt nicht als vollständige Archivierung.
• Rechnungsnummern doppelt vergeben, weil zwei Programme parallel schreiben. Lösung: eine einzige führende Nummernkreis-Quelle.
• Steuernummer oder Leistungsdatum fehlen im XML, obwohl im PDF sichtbar – die XML zählt.
• Empfänger akzeptiert nur XRechnung (öffentliche Hand), Sie schicken ZUGFeRD – vorher abstimmen.
• Pauschalierer weisen versehentlich Umsatzsteuer aus und schulden diese nach § 14c UStG.

08Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine Bürokratie-Hürde, sondern eine Chance zur Automatisierung: Wer heute auf ZUGFeRD umstellt, spart schon 2026 Nacherfassung in der Buchhaltung – und ist bis spätestens 2028 pflichtkonform aufgestellt. Wichtig ist, jetzt die Empfangsseite zu klären und die Ausgangsrechnungen schrittweise auf ein EN-16931-Format zu migrieren.